公司秘書的角色是什麼？
公司秘書是企業專業行政人員，在一些發達國家如香港、新加坡等，公司秘書是有限公司的法定職務。公司秘書在企業管治中扮演著重要角色，主要負責「合規」的工作。他們有助於維繫商業社會中良好的管治，其中包括在公司董事會的決策或討論業務發展時提供專業協助。在香港，公司法例和相關規定經常變動且變化迅速，公司的合規要求也日益複雜。因此，公司秘書的主要職責是協助董事會遵守相關法例，確保合規並避免因違規而受到罰款的風險。
公司秘書和董事可以是同一個人嗎？
每一家香港有限公司都必須委任一位合資格的公司秘書。公司秘書必須是香港居民，或者是一家註冊辦事處或主要營業地點設於香港的公司，並且持有香港信託及公司服務提供者牌照（TCSP）。
在私人有限公司中，只要董事不是該公司的唯一董事，他們就可以兼任公司秘書職務。從成本的角度來看，讓合資格的董事擔任公司秘書確實可以節省外判公司秘書的費用。然而，需要注意的是，公司秘書的角色並不僅僅是「掛名」的形式。現時市場上的公司秘書服務價格從1,000港元起，如果沒有相關經驗，外判公司秘書服務可以避免很多罰款風險。
對於上市公司，對公司秘書資格的要求更加嚴格。被選為公司秘書的人或公司必須具備適當的專業、學歷資格或相關經驗，以符合《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》和《上市規則》中所規定的要求。
公司秘書資格 | 自己擔任公司秘書可以嗎？
正如前面提到的，私人公司的公司秘書可以由該公司的董事擔任，只要該董事是香港居民即可。
但如果您打算委任秘書公司擔任公司秘書，需注意他們是否持有「信託及公司服務提供者牌照」。根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第 615 章），在香港經營信託或公司服務業務時，任何人若未持有相應牌照即屬於犯罪行為。
您可以透過公司註冊處的TCSP網站查看持牌人登記冊，以確保委託出任公司秘書的公司在香港，公司秘書的角色非常重要，他們是公司合規和公司管治的關鍵人員。
公司秘書的主要職責包括：
1. 維護公司法律合規性：公司秘書負責確保公司遵守適用的法律、法規和規章制度。他們會監督和確保公司的業務活動符合相關法律要求，並及時更新和提交必要的報告和文件。
2. 提供公司管治支援：公司秘書在公司董事會和股東大會上提供專業支持和建議。他們協助準備會議議程和檔，記錄會議紀要，並確保董事會和股東大會決議的執行。
3. 維護公司記錄和檔案：公司秘書負責維護公司的法定記錄和檔案，包括公司章程、股東名冊、董事會決議、股東大會決議等。他們確保這些檔的準確性和完整性，並提供必要的檔案備份和存檔。
4. 協助公司重組和合併：在公司進行重組、合併或收購等業務活動時，公司秘書會提供支持和指導。他們協助準備相關檔、申請和報告，並確保交易符合法律和監管要求。
5. 與監管機構和股東溝通：公司秘書作為公司與外部實體（如監管機構、證券交易所等）和股東之間的重要連絡人，負責處理相關溝通和報告。他們確保公司及時向相關方披露必要的資訊，並回應股東的查詢和要求。
